Signx ЭЦП и ЭДО для битрикс 24
Бизнес-процессы.
Внешний и Кадровый электронный документооборот
В данном разделе мы расскажем, как можно автоматизировать электронный документооборот на Вашем корпоративном портале Битрикс24. Покажем сценарии автоматизации внешнего и внутреннего (кадрового) электронного документооборота. И для начала рассмотрим функционал робота SIGNX бизнес-процессы.
Активация робота SIGNX бизнес-процессы
Для того, чтобы Вы могли использовать робот SIGNX бизнес-процессы, его нужно активировать в настройках приложения. Заходим в приложение SIGNX Электронная подпись в боковом меню.
На странице настройки включаем двух роботов:
1. Отправить документ на подпись 2. Проверить статус документа
Теперь роботы SIGNX бизнес процессы отображаются в редакторе бизнес процессов Битрикс24.
1.Основной функционал робота "Подписание документов"
Опишем основной функционал робота:
  • Осуществляет подписание документа инициатором.
  • Отслеживает статус документа.
  • Передает в следующий блок бизнес-процесса статус документа (в т.ч. ошибки).
  • Уведомляет пользователя портала от изменениях статуса документа.
  • Передает в следующий блок бизнес-процесса ID подписанного сторонами документа.
  • Добавляет соответствующие записи в приложение Битрикс24 "SIGNX Электронная подпись" ( элементы документов, журналов событий).
Параметры робота:
Входящие параметры:
  • ID исходной транзакции (обязательное).
  • Координаты установки подписей сторон.
  • Подписант Сторона 1 (компания)(обязательное).
  • Подписант Сторона 2 (контрагент)(обязательное).
  • Ответственный сотрудник.
  • ID сущности CRM (для привязки документа к сущности CRM в приложении).
  • Доп. соглашение.
Возвращаемые параметры
  • ID исходного документа.
  • Текст статуса документа.
  • Код статус документа.
  • Текст ответа приложения.
  • Код ответа приложения.
  • Ошибка
2.Общая схема процесса робота "Подписание документов"
  • Запуск робота.
  • Проверка обязательных параметров.
  • Наличие подписей на балансе.
  • Наличие прав на подписание документа.
  • Наличие файла документа (что он действительно существует).
  • Наличие всех обязательных полей контакта.
  • ID сущности CRM является сделкой (временная проверка).
Важный момент!
Если все проверки пройдены, то переход на следующий шаг.
Если нет, то робот должен возвращать в следующий блок текст и код ошибки (например, не заполнен email контакта).
3.Этапы выполнения
  • Должно происходить добавление записи о документе в приложение Битрикс24 "SIGNX Электронная подпись". Если был указан ID сущности CRM, то должна происходить соответствующая привязка документа к этой сущности. Также должна добавляться соответствующая запись в журнал событий приложения.

  • Должна происходить автоматическая отправка документа на подпись с помощью API. Также должна добавляться соответствующая запись в журнал событий приложения.

  • Должно происходить постоянное отслеживание статуса документа. При изменении статуса БП должен возвращать текст и код статуса документа. Должно отправляться соответствующее push-уведомление, исходя из настроек приложения. Также должна добавляться соответствующая запись в журнал событий приложения.
4.Финальный статус электронного документооборота
При достижении финального статуса электронного документооборота, бизнес-процесс возвращает.
  • ID подписанного сторонами документа.
  • ID документа доп. соглашения.
  • ID документа отчета о подписании.
  • Текст статуса документа.
  • Код статус документа.
5.Важные моменты.
Если документ идет как файл сгенерированный в сделке:
В робот необходимо передавать ID документа, который возвращает блок "Создание документа CRM"
В блоке Cоздание документа в CRM, выбираем из шаблонов нужный нам документ, который мы будем подписывать.
Так же важно в данном конструкторе указать.
Ожидать конвертации PDF файла: Да
Теперь, чтобы робот SIGNX "Подписание Документов" подхватил документ созданный по шаблону, нужно в поле Документ выбрать следующее значение:
  1. Доп.результаты
  2. ИД созданного Документа CRM
Выбор подписанта со стороны Вашей компании и со второй стороны клиента, контрагента или сотрудника.
В поля подставляем следующие значения.
Подписант №1: Подставляем ID сотрудника; Создаем пользовательское поле "Привязка к пользователю"
Подписант №2: Подставляем значение переменной {{Контакт > int}}
Если выбрали метод подстановки по ID Пользователя, указываем номер ID в поле Подписант №1
Если выбрали метод подстановки пользовательского поля, например: Подписант №1 (Вашей компании), то делаем следующие действия. Нажимаем создать поле----дополнительные поля----тип поля привязка к пользователю.
Созданный тип поля добавляем в карточку сделки. И после можно выбрать Подписанта №1, подпись данного пользователя будет участвовать в подписании документа.
Созданный тип поля добавляем в карточку сделки. И после можно выбрать Подписанта №1, подпись данного пользователя будет участвовать в подписании документа.
Важный момент!
Документ будет подписываться только в том случае, если на странице приложения SIGNX Электронная подпись, в разделе сотрудники, добавлена подпись пользователя и передан email в техническую службу приложения. Email сообщить по почте info@signx.cloud с указанием адреса портала или написать в чат приложения.
Понравилась статья?
Вы можете помочь нам стать лучше)