Каждый документ, подписанный через сервис, имеет такую же юридическую силу как на бумаге с печатью и подписью, признается налоговыми органами и может быть доказательством в суде
Вопросы и ответы
Насколько законно и безопасно подписывать документы используя только ФИО и email?
В соответствии с Федеральным Законом 63-ФЗ «Об электронной подписи» в РФ применяются следующие виды электронных подписей: простые, усиленные неквалифицированные и квалифицированные, и все признаются собственноручными при соблюдение требований 63-ФЗ.
Электронная подпись, признанная собственноручной, является юридически значимой и является эквивалентом подписи и печати на бумажном документе.
Сервис SIGNX с помощью ФИО и E-mail подписантов формирует на электронном документе простые электронные подписи подписантов и дополнительно к электронному документу присоединяет усиленную неквалифицированную электронную подпись от SIGNX в целях защиты подписанного электронного документа от изменений.
Для признания правового статуса электронных подписей в электронном документе в обязательном порядке необходимо подписать Соглашение об электронном взаимодействии, которое подходит для любых видов договоров и именно оно формирует правовую основу электронных подписей и электронного документа.
Может ли электронный документ быть изменён, в вашем сервисе после подписания?
Уникальность технологи SIGNX состоит в том, что используя доступные инструменты (ФИО, email) сервис SIGNX упаковывает их в собственноручные электронные подписи Сторон и защищает подписанный электронный документ усиленной электронной подписью от SIGNX, выпущенной одним из мировых лидеров электронных подписей – GlobalSign, что и обеспечивает защиту подписанного электронного документа от изменений.
Подписанный электронный документ дополнительно регистрируется в публичном сервисе AvisHASH с помощью которого можно легко проверить целостность электронного документа без всяких регистраций даже с мобильного устройства.
Проверить целостность и неизменность подписанного электронного документа очень просто: либо с помощью публичного сервиса AvisHASH, либо с помощью бесплатного приложения Adobe Acrobat Reader DC для ПК.
Все условия проверки целостности подписанного электронного документа прописаны в Дополнительном Соглашении об электронном взаимодействии, не забывайте его присоединять.
При подписании электронного документа используется личный E-mail. Будет ли электронная подпись с личным E-mail юридически значимой (собственноручной)? Не откажется ли другая Сторона от подписанного документа? Может ли такой документ быть предъявлен в суд, как доказательство заключения сделки?
Чтобы другая Сторона не смогла отказаться от подписанного электронного документа только на основании того, что документ подписан с применением личного E-mail, необходимо соблюсти одно простое правило при заключении сделки: сформируйте электронный след общения с другой Стороной, переведите часть общения в сообщения электронной почты, это и будет являться одним из доказательств принадлежности E-mail лично подписанту другой Стороны.
Впишите в тело договора, тот E-mail Стороны, который она вам сама предоставила и далее согласовала в тексте договора.
После подписания электронного документа, вы с другой Стороной стали производить совместные действия в рамках условий договора и на этот момент времени у другой Стороны не было ни каких претензий к форме подписанного договора, соответственно другая Сторона осознанно использовала условия подписанного договора, что является дополнительным аргументом в защиту правомочности подписанного договора.
Если вы использовали хотя бы часть рекомендаций и у вас на руках подписанный электронный документ и соглашение об электронном взаимодействии, то оспорить в суде факт подписания другой Стороной договора будет невозможно, и вы переходите к решению претензий по условиям выполнения договора, что является стандартной практикой разрешения хозяйственных споров.
Между Сторонами уже подписан договор в бумажном виде и Стороны не против перейти на электронное подписание актов и дополнительных Приложений через SIGNX. Нужно ли подписывать новый договор в электронном виде? Как быть в таком случае?
Как правило в любом договоре есть условия о возможности подписания нового дополнительного Приложения к договору.
Рекомендуем предварительно уведомить другую Сторону о возможности подписания электронных документов через сервис SIGNX и ознакомить её с Соглашением об электронном взаимодействии.
При отправке акта или дополнительного Приложения в электронном виде через сервис SIGNX достаточно на этапе отправки документа поставить галочку «Присоединить и подписать» Дополнительное соглашение об электронном взаимодействии, заполнить номер и дату действующего договора, к которому будут относиться новые электронные документы.
При подписании электронного документа сервис SIGNX предложит Стороне-получателю подписать Дополнительное соглашение об электронном взаимодействии, после подписания которого электронное взаимодействие между Сторонами будет организовано в рамках действующего договора.
Дополнительное соглашение об электронном взаимодействии составлено таким образом, что может без дополнительных доработок быть присоединено к любому действующему или новому договору и обеспечивает правовую основу применения электронных подписей в электронном документе.
Для руководителя было бы удобно использовать электронное подписание документов через SIGNX, но бухгалтерия сопротивляется и сомневается в том, что налоговая примет такие первичные документы.
По умолчанию организация сдаёт налоговой только отчёты в установленной форме по установленным правилам, которые являются основанием для начисления налогов. В этом процессе никакие первичные документы в налоговую не предоставляются, а значит вопрос примет/не примет отсутствует по умолчанию.
Если у налоговой возникли вопросы к сумме уплаты налогов, то она может запросить предоставить копии первичных документов, на основании которых организации отнесла денежные суммы к затратам или доходам, в таком случае вы просто отправляете документ в электронном виде или распечатываете, заверяете и предоставляете копию. Не забудьте предоставить налоговой Соглашение об электронном взаимодействии к предъявляемому документу. В Соглашении все правила признания электронных подписей собственноручными прописаны со ссылками на регламентирующие федеральные документы.
ФНС потребовала предоставить копию первичного документа, который был подписан с помощью сервиса SIGNX. Для налогового инспектора такая практика подписания электронного документа не привычна и поэтому он считает этот документ недействительным.
Если при подписании электронного документа соблюдены все требования 63-ФЗ «Об электронной подписи», соблюдены требования Гражданского и Налогового кодекса РФ, то налоговый инспектор не может оспорить легитимность электронного документа только на том основании, что он подписан электронной подписью.
Министерство Финансов Российской Федерации письмом № 03-03-06/2/48232 от 20.08.2015 г. дало разъяснения для ФНС, что в соответствии со ст. 6 Закона 63-ФЗ гражданско-правовая сделка оформленная электронным документом, подписанным простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью признаётся равнозначной документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью в соответствии с соглашением между участниками электронного взаимодействия.
На основании Соглашения об электронном взаимодействии между участниками гражданско-правовой сделки электронный документ подписывается собственноручными простыми электронными подписями сторон, к которому дополнительно присоединяется усиленная неквалифицированная электронная подпись SIGNX, обеспечивающая защиту подписанного электронного документ от изменений в соответствии с требованиями 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Именно Соглашение об электронном взаимодействии обеспечивает правовую основу признания простых электронных подписей сторон собственноручными, а подписанный электронный документ юридически значимым.