Практика [Только для своих]

Входящая и Исходящая корреспонденция

2024-05-31 18:58

Делопроизводство

Входящая и исходящая корреспонденция
Коллеги, мы всех приветствуем.
Сегодня мы с Вами поговорим как автоматизировать процесс обработки входящей и исходящей корреспонденции на предприятии.
Что вы узнаете
  1. Что такое цифровое рабочее место
  2. Как работает смарт процесс Вх-Исх. корреспонденции
  3. Какие методы автоматизации применяются
  4. Как работает ЭЦП в данных процессах
1.Цифровое рабочее место
Данный инструмент без программирования позволяет объединить в себя несколько созданных смарт-процессов. Сделать автоматизацию и настроить роботов и бизнес процессы. Распределить права доступа. Сформировать аналитику данных и архив. Организовать подписания и согласование документов электронными подписями и все это работает в мобильной CRM.
С помощью данного инструмента можно создать пространства для работы отдела делопроизводства в состав которого могут войти следующие виды смарт-процессов:
  • Входящая корреспонденция
  • Исходящая корреспонденция
  • Служебные записки
  • Приказы и распоряжения
  • Протоколы
2.Смарт-процесс входящая и исходящая корреспонденция
В данном разделе мы опишем как может один из вариантов настройки смарт процесса входящей и исходящей корреспонденции.
Входящая корреспонденция
В данном процессе можно выделить следующие стадии жизненного цикла входящего письма
  • Новая корреспонденция
  • Рассмотрение
  • Исполнение
  • Обработано
  • Обработано без ответа
Опишем что означает каждый статус:
  • Новая корреспонденция
На данной стадии создаются карточки по входящей корреспонденции. Создание может происходить автоматически например при входящих письмах на электронный адрес или в ручную сотрудником делопроизводства.
  • Рассмотрение
На данной стадии появляются задания на согласования входящего письма, выбор исполнителя и указания дополнительных комментариев
  • Исполнение
На данной стадии готовиться ответ на входящую корреспонденцию
  • Обработано без ответа
Реестр всех писем которые не требуют ответа
  • Обработано
Реестр всех писем которые требуют ответа
Исходящая корреспонденция
В данном процессе можно выделить следующие стадии жизненного цикла входящего письма

  • Новое письмо
  • Доработка
  • Утверждение ГД
  • Отправка
  • Отклонено
  • Отправлено
Опишем что означает каждый статус:
  • Новое письмо
На данной стадии создаются карточки для исходящей корреспонденции, создание карточки может быть создано автоматически из направления входящая корреспонденция, так и в ручную в самом направлении исходящей корреспонденции.
  • Доработка
На данной стадии происходит внесение правок в письмо с учетом комментариев, которые были оставлены Генеральным директором, после отклонения процесса согласования исходящей корреспонденции.
  • Утверждение ГД
На данной стадии Генеральным директором согласовываются и подписываются ЭЦП все исходящие письма, подготовленные ответственными сотрудниками организации.
  • Отправка
На данной стадии мы выбираем адресата получателя исходящей корреспонденции, указываем тему письма, сопроводительный текст и отправляем письмо с подписанным ЭЦП документом Генеральным директором.
  • Отклонено
Реестр всей отклоненной исходящей корреспонденции
  • Отправлено
Реестр всей отправленной исходящей корреспонденции
3.Автоматизация
В данном разделе мы подробно рассмотрим процесс автоматизации входящей и исходящей корреспонденции.
Автоматизация входящей корреспонденции
  • Новая корреспонденция
На данном этапе мы создаем карточку входящей корреспонденции. Карточку можно создать 2 способами из задачи или из самого смарт процесса.
Создание карточки из задачи
Если мы ведем проект и в нем у нас есть задача мы можем создать смарт процесс прямо из самой задачи на входящую и исходящую корреспонденцию. Данная настройка является доработкой и разработана по запросу Заказчика.
Создание карточки из смарт процесса
4.Подписание ЭЦП
Успешного Вам внедрения!